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依据我国合同法的规定，签订合同的时候加盖的是合同专用章，如果用部门的其他章签订合同的，一般是属于无效的情形
１、与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、传真、信函等纸质资料；
２、在合同协商和履行过程中形成的电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、手机短信、电子签名等电子数据资料。
３、在合同履行过程中双方变更合作约定，包括数量、价款、交货或付款期限的，也要留下书面凭证。
４、妥善使用公章
５、谨慎使用授权文件
６、注意撤销权的行使期限